Cual Es La Importancia De La Ordenacion Documental

La organización y ordenación de documentos es un proceso clave en cualquier empresa o institución. Aunque pueda parecer una tarea tediosa, la importancia de la ordenación documental es indiscutible. En este artículo, exploraremos los motivos por los que la ordenación documental es esencial para cualquier organización, así como algunos de los métodos y herramientas que se pueden utilizar para llevarla a cabo de manera efectiva.

Por qué es importante la ordenación documental

La ordenación documental es importante por varias razones:

• Ahorro de tiempo y espacio: Un sistema de organización documental bien diseñado reduce el tiempo necesario para buscar y recuperar documentos, lo que a su vez reduce los costos y aumenta la eficiencia. Además, un sistema de ordenación efectivo significa que los documentos no se pierden o se dejan en el olvido, lo que puede ahorrar espacio de almacenamiento y reducir los costos de alquiler o compra de espacio adicional.
• Facilita la colaboración: La organización de documentos en carpetas compartidas o en una base de datos centralizada facilita la colaboración entre los miembros del equipo, ya que todos tienen acceso a los mismos documentos y pueden trabajar en ellos simultáneamente.
• Cumplimiento legal y normativo: La ordenación documental puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las regulaciones legales y normativas, ya que los documentos se pueden almacenar y recuperar de manera precisa y oportuna.
• Mejora la seguridad: La organización de documentos puede mejorar la seguridad de la información sensible o confidencial, ya que se pueden establecer permisos de acceso y controlar quién puede ver o editar los documentos.

Métodos y herramientas para la ordenación documental

Existen varios métodos y herramientas para la ordenación documental. Algunos de los más comunes incluyen:

• Clasificación por tipo de documento: Esta estrategia implica la clasificación de documentos según su tipo o función. Por ejemplo, se pueden crear carpetas separadas para facturas, contratos, informes, etc.
• Clasificación por proyecto o cliente: Esta estrategia implica la clasificación de documentos según el proyecto o cliente al que se refieren. Por ejemplo, se pueden crear carpetas separadas para cada proyecto y subcarpetas para cada cliente dentro de cada proyecto.
• Base de datos centralizada: Una base de datos centralizada es una herramienta que permite almacenar y organizar documentos en una ubicación centralizada y accesible para todos los miembros del equipo. Las herramientas de base de datos, como Microsoft Access o FileMaker, permiten a los usuarios clasificar y buscar documentos según varios criterios.
• Sistemas de gestión de documentos: Los sistemas de gestión de documentos son herramientas que permiten a los usuarios almacenar y organizar documentos de manera efectiva. Estos sistemas a menudo incluyen funciones de búsqueda y recuperación, así como herramientas de colaboración y control de permisos.

Conclusión

la ordenación documental es un proceso clave en cualquier organización. La implementación de un sistema de organización de documentos efectivo puede ahorrar tiempo y espacio, facilitar la colaboración, garantizar el cumplimiento legal y normativo y mejorar la seguridad de la información. Existen varios métodos y herramientas que se pueden utilizar para llevar a cabo la ordenación documental de manera efectiva, y es importante elegir el método que mejor se adapte a las necesidades de la organización.